Из-за мессенджеров рабочее общение превращается в круглосуточную переписку, что устраивает далеко не каждого. Ксения Степанова, руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций hh.ru, рассказала, какие правила следует соблюдать при ведении рабочего общения в мессенджерах, чтобы избежать конфликтов.
- Краткость и четкость. Одно полное сообщение вместо нескольких небольших позволяет упростить восприятие информации. Это также снижает вероятность недопонимания и позволяет более эффективно общаться.
- Голосовые сообщения. Получение согласия собеседника на отправку голосовых сообщений является важным элементом профессионального взаимодействия. Не всем бывает удобно прослушать ваше послание, поэтому заранее уточните у коллеги, удобен ли такой формат общения.
- Нейтральный стиль общения. Важно учитывать корпоративные стандарты общения и адаптировать свой стиль под принятые в компании нормы. Хотя мессенджеры обычно подразумевают более разговорный тон, все же следует избегать излишне неформальных выражений.
- Использование интонаций. Старайтесь формулировать сообщения так, чтобы их нельзя было неправильно интерпретировать. Осторожнее подходите к использованию сарказма или иронии, особенно, если переписываетесь с малознакомым собеседником. Иногда стоит не стесняться использовать знаки препинания и эмодзи.
- Обратная связь. Важно отвечать на сообщения в разумные сроки, чтобы обеспечить непрерывность общения. Если нет возможности ответить сразу, уберите отметку о прочтении сообщения, чтобы собеседник не считал ваше молчание игнорированием.
- Учитывайте разницу во времени. Это предупреждение особенно важно при работе в международной компании или при общении с коллегами, находящимися в разных часовых поясах. Если вам необходимо отправить сообщение именно сейчас – воспользуйтесь функцией “отправить позже” или “отправить без звука”.
Еще один важный аспект – общение в рабочих чатах. Здесь тоже есть свои этические нормы:
- Избегайте флуда. Корпоративные чаты предназначены для делового общения, поэтому в них важно писать по существу и избегать ненужных офтоп-тем. Деловые чаты должны быть направлены в первую очередь на координацию и организацию работы. А для неформального общения вы можете создать новый чат.
- Уведомления в рабочие часы. Если у вас отключены уведомления в рабочие часы, то вы рискуете упустить важные сообщения. Однако в нерабочее вы вполне можете отключить звук уведомлений, чтобы поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
- Личные сообщения. Для вопросов к конкретным сотрудникам целесообразно использовать личную переписку, тогда коллеги не станут отвлекаться на уведомления в общем чате, и это обеспечит более эффективное взаимодействие.
Соблюдение этих правил помогает создать конструктивное и продуктивное рабочее общение в мессенджерах, что важно для эффективной работы и поддержания хороших отношений с коллегами.
